Excel並べ替えの基本

Excelでは、昇順/降順の並べ替えだけではなく、利用者が任意に設定したリストを元に並べ替えることもできます。

今回は、それらをまとめて「Excel並べ替えの基本」をご紹介します。
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[並べ替え]画面の説明

並べ替え画面は以下のレイアウトとなります。各項目にふった番号順に説明します。[br num=”1″] narabekae1
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レベルの追加 並べ替えの条件を複数設定したい場合に利用します。クリックすると、[並べ替え]画面中央に条件設定枠が追加されます。
レベルの削除 並べ替えの条件を削除したい場合に利用します。[並べ替え]画面中央にある条件設定枠から削除したい条件を選択しクリックします。
レベルのコピー すでに作成されている並べ替え条件をコピーする場合に利用します。[並べ替え]画面中央にある条件設定枠からコピーしたい条件を選択しクリックします。
オプション 並べ替えの基本設定を変更するための画面です。[br num=”1″] narabekae2
4-1. [大文字と小文字を区別する] … 英数字の大文字と小文字を区別するかを選択できます。既定値はオフです。[br num=”1″] 4-2. [方向] … 並べ替えの基準となる方向を選択できます。既定値は「行方向」です。[br num=”1″] 4/3. [方法] … 日本語の並べ替えでExcelが内部で認識しているフリガナを使うかを選択できます。既定値は「ふりがなを使う」です。※「ふりがなを使わない」がオンの場合、漢字の並べ替えが思い通りの結果にならないときがあります。
先頭行をデータの見出しとして使用する 通常、先頭行は項目行であるため並べ替えに含まないようにします。チェックを入れると先頭行は並べ替えの対象外となります。ご自身で作成した表の先頭が項目行の場合は、チェックを入れましょう。
列(並べ替え条件の対象項目) 並べ替え条件の対象項目列を選択します。[先頭行をデータの見出しとして使用する]をオンにしている場合、自分で作成した表の項目が表示されます。[先頭行をデータの見出しとして使用する]をオフにしている場合、列番号での表示になります。
並べ替えのキー 通常はセルに入力している値で並べ替えるため「値」を選択します。ほかには[セルの色][フォントの色][セルのアイコン]を条件にすることもできます。
順序 ⑦番の[並べ替えのキー]を[値]に設定している場合は「昇順」か「降順」を選択します。[並べ替えのキー]を[値]以外に設定している場合は、色やアイコンを指定します。
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昇順で並べ替える方法

  1. A1からB4まで並べ替えのためのサンプルデータを入力します。この画面では、A1に「品名」、A2に「りんご」、A3に「みかん」、A4に「ばなな」、B1に「金額」、B2に「100」、B3に「200」、B4に「180」を入力しました。[br num=”1″]※一行目は項目を入力してください。[br num=”1″] narabekae3
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  2. データを入力したセルのどれかを選択し、画面上の[データ]タブをクリック、[並べ替え]ボタンをクリックします。[br num=”1″]※「[ホーム]タブ-右端の[並べ替えとフィルター]ボタン-[ユーザー設定の並べ替え]ボタン」でも同じ画面を出すことができます。[br num=”1″] narabekae4
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  3. [並べ替え]画面が表示されたら、[先頭行をデータの見出しとして使用する]にチェックが入っていることを確認、[列]で並べ替えの基準にする項目列を選択、[OK]ボタンをクリックします。[br num=”1″] narabekae5
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  4. 「品名」列を基準に並べ替えました。[br num=”1″] narabekae6
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並べ替えの「方法」は何を基準にしているのか

上記の手順で、品名が「ばなな⇒みかん⇒りんご」の順に並べ替わりましたが、この並べ替えの方法は何を基準にしたのでしょう?

そう、「五十音を基準に並べ替え」をしています。

ひらがなやカタカナの場合は、そのまま五十音順に並べ替えられ、漢字の場合はExcelが内部で認識しているふりがな情報を五十音順に並べ替えます。

前述の「画面の説明 ④オプション」で説明した[方法]項目で、「ふりがなを使わない」がオンになっている場合は、漢字の並べ替えが思い通りの結果にならないことがあります。
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降順で並べ替える方法

降順で並べ替えるには、上記「昇順で並べ替える方法 3番」の手順で[並べ替え]画面-[順序]-「降順」に変更します。[br num=”1″] narabekae7
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昇順、降順ボタンを利用する方法

さらに簡単に、昇順/降順の並べ替えをしてみましょう。
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  1. A1からB4まで並べ替えのためのサンプルデータを入力します。この画面では、A1に「品名」、A2に「りんご」、A3に「みかん」、A4に「ばなな」、B1に「金額」、B2に「100」、B3に「200」、B4に「180」を入力しました。[br num=”1″]※一行目は項目を入力してください。[br num=”1″] narabekae3
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  2. データを入力したセルのどれかを選択し、[データ]タブをクリック、「AZ」マークの[昇順]/[降順]ボタンを押すと、並べ替えられます。[br num=”1″] narabekae8
    [br num=”2″] ※「[ホーム]タブ-右端の[並べ替えとフィルター]ボタン-[ユーザー設定の並べ替え]ボタン」でも同じボタンを出すことができます。
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ユーザー設定リストで並べ替える方法

Excelでは、五十音であったり、日付順であったり、「Excelが並べ替える方法として認識しているリスト」を元に並べ替えています。

使用者が任意に決めた順番で並べ替えをしたい場合は、Excelにそのリストを認識させる必要があります。

Excelが認識しているリストは、[並べ替え]画面-[順序]枠内-[ユーザー設定リスト]から確認することができます。

今回は、「品名」を「みかん⇒りんご⇒ばなな」の順番(昇順や降順では並べ替えることができない順番)で並べ替えるためのリストを作成し、並べ替えてみます。
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  1. これまでの手順で利用した表を使います。品名が昇順で並べ替えられた状態です。データを入力したセルのどれかを選択し、画面上の[データ]タブをクリック、[並べ替え]ボタンをクリックします。[br num=”1″] narabekae9
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  2. [順序]枠内から[ユーザー設定リスト]をクリック、[ユーザー設定リスト]画面が表示されるので中央の[リストの項目]枠内に「みかん」「りんご」「ばなな」を改行で区切って入力し[追加]ボタンをクリックします。[br num=”1″] narabekae10
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  3. [ユーザー設定リスト]枠内に、追加したリストが表示されるのでクリック、[OK]ボタンをクリックします。[br num=”1″] narabekae11
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  4. [並べ替え]画面に戻ります。[順序]枠内に「みかん、りんご、ばなな」と入っていることを確認し、[OK]ボタンをクリックします。[br num=”1″] narabekae12
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  5. 品名が「みかん、りんご、ばなな」の順序で並べ替えられました。[br num=”1″] narabekae13
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まとめ

  • [並べ替え]画面から[オプション]を開き、英数字の大文字小文字の区別や並べ替えの方向(列か行)、方法(ふりがなを使うか使わないか)を変更することができる。
  • [並べ替え]画面は[ホーム]タブと[データ]タブから開くことができる。
  • 日本語の並べ替えは、五十音順。昇順/降順の並べ替えは、利用頻度が高いため、専用のボタンが用意されている。
  • 使用者が任意に決めた順番で並べ替えたいときは、[ユーザー設定リスト]を作成する。
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